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展会上租赁设备,租还是不租?

2015-08-20 18:33 来源:世界经理人 字号:【

  展览经理Candy Adams说:在展会上租赁设备有有利的一面,也有不利的一面。只有了解利弊,才能决定租赁是否适合你。

  作为一个展览经理,你经常会思考这样一个问题,“我是租还是买呢?”行业经验显示恰当的租赁可以节省三分之一到一半的费用。因此当你使用一样东西的次数将要超过三次,那就买下来吧,如果你只需要使用一到两次,租赁可能就是最好的选择,有些展览租赁厂商甚至还为那些不确定自己要买什么的客户提供“先试后买”服务,租赁也可以给后续的购买提供协商的余地。

  除了成本和使用频率之外,下面还有一些其他常见的支持或者反对租赁的原因。

  提高灵活性

  如果你在不同展会上展位的面积有变化,就很难用相同的设施处理不同的空间,但租赁可以使你避开这个难题。你只需要按照需求租借相应的或大或小的道具,还可以根据你在展会上的面积大小来增加或者减少一些租赁品。

  当租赁展览用品时,规格大小很重要。一些参展商发现租借100平方英尺展位需要的东西在经济上是可行的,但是如果展位更大,比如说200平方英尺或者岛型展位,展览用品的租金就上涨很多。

  租赁使展览商在决定一个三年甚至五年的协议之前,可以尝试一些不同展览类型,来找到适合他们展览的最好方式。更重要的是,租赁给那些需要参加不同类型、产品十分细化的参展商提供了很大的灵活性。这些参展商需要不同的外观和感觉,无论是为了吸引观众还是显示产品的不同大小、类型。

  除了租赁品自身之外,它的灵活性还表现在临时调度方面。比如说,一些参展商的展品可能在展会时间上有冲突,一些背靠背时间紧挨着的展会,加急的运输费用可能会超出预算,或者展会日期重叠,展会用品不能及时地运输到另外一个展会。如果有机会获得租赁品那就可以很好地解决这些问题。

  成本效益

  刚成立的企业可能想要一个更大的或者更令人印象深刻的展会,来推出他们的品牌,但是他们可能没有那么多资金投资在像定制贸易展会这样的地方。因此,他们可以用这些钱租一个精彩的展览,这样就不用花费大量资金了。

  如果租赁的话,我们也不用支付一些所有者的费用,比如说经常性的维修和翻新成本,储存费用和仓库的装卸费用。如果不用维修和翻新,那我们在展会结束后就不用处理一些磕磕碰碰的小问题了,据估计,展会上用品所有者的后续修复费用大约占展会总费用的3%到5%。在经济放缓的时候,甚至那些经常参加展会的公司也可能想要节省现金,用租赁而不是购买来更新展会用品性能。

  如果手头上有现金来购买展会设备用品,你公司的财务政策可能会在决定是租赁还是购买上发挥巨大作用,做出更好的财政选择。租赁是一次性的花费而不是购买了会贬值的资产,买来的是一次性的使用,因此,如果一个东西需要再次使用,那应该协商一下是否需要购买。另外,不是所有的公司都想要购买一些设备造成财政支出。

  比如,我曾经合作过的许多公司在那些可能会折旧的资产的购买上都会设置三年或五年一万美元的限购令,也有一些客户必须选择租赁,因为他们的展品营销计划是由政府资助或者补助,不允许他们购买固定的资产。

  易于使用

  那些想摆脱大多数展览附加业务(定制展览服务,比如交通运输、材料处理、人工、水电等)的公司,可以找到一些提供简单的租赁、包装方便而且具有成本效益的管理公司,如果你的展览团队比较节俭,而且你的展会计划比较密集,这可能更加实际。

  此外,租房不意味着你可以不支付报废品的处置费,许多参展商在买展会用品时不考虑花费,如果你租了用品,你只需要在展会结束后把东西运回去,对于那些来自国外的参展商和去外国的参展商,就近租用比购买和从海外运输更加划算,国际性的展会通过中介和海关来运输会增加很多不必要的花费。

  缺少选择

  你或许很难确定一个适合你的规格和标准的公司或者用品承包商,不是所有公司都会把自己的业务完全公布出来,一个用品可能不能包含你公司所需要的。甚至就算你找到了你喜欢的设备用品,它的可用性也是不能保证的,由于其他的参展商也从这些地方进行选择,所以你应该尽可能提前下手,来确保这些设备用品的可用性。

  你应该认识到租赁的展品和用品可能会有一定的磨损,因为它们大多数都不是全新的,而且它们或许是用比你平时定制展会所见的都要便宜的材料制作而成。

  另一方面,租赁供应商会在多大程度上调整他们的产品来适应你的需求,这也会产生一些限制。只要你不是完全定制展位,你就很可能做出一些设计上的让步。这就意味着你的租来的展会仍然看起来像是一个普通的展会而没有公司自己的风格。

  项目费用

  展览租赁建议往往不是很规范。租金成本可能包括也可能不包括试用安装和预览,运输和文件、现场指导安装、材料搬运,安装和拆除过程以及其他展会服务。你可以花费1000美元,并在合同上签字,但之后才发现这里的成本只涉及物理展览和没有必要的辅助。因此,要求一份详细项目的建议,让你知道租金价格里面包括什么,不包括什么。

  请注意,如果你从展会的综合服务商那里租借展会用品,通常里边就包含了材料处理费和固定I&D劳动费,这是它的一个明显的优势。

  较高的成本

  租赁展品可能意味着更高的总体运行成本,因为你在展览用品中没有所有权。例如,如果你购买了10万美元的展品,一年里在展会上用了三次,你拥有了它们并且在接下来四年折旧年限里你可以使用它,只承担日常开支。但是如果你租了一个3万5千美元的产品,同样一年三次展会,你在第一年结束时就已经花费了10万美金,而且在接下来几年也没有现成展品可以使用。

  还有一个潜在的问题可能没有被注意到,那就是租赁中要支付更高的I&D劳动费,尤其是当租赁公司没有提供比较完美的服务的时候,你或许不得不每次使用时都在设计上花费一些费用,除非你计划多次使用同一种展览用品并把贸易展览设计存储起来。

  从成本效益和灵活性到选择有限和隐藏费用,租赁对于展览来说不是一个万能的解决方案,但是,现在你已经知道了为什么要租赁或者为什么不租赁,你可以更好地回答这个古老的问题:“租,还是不租?”