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企业参展准备7步曲

2015-07-21 11:33 来源:世界经理人 字号:【

  一、选展:成功第一步。

  欧洲国际展览服务公司北京办事处介绍,德国的国际博览会形式多样,五彩缤纷,有些是综合型大型博览会,如每年春季举行的汉诺威工业博览会;但更多的是专业性瞻会,地区间也有所侧重,如法兰克福的博览会侧重消费品。

  科隆侧重家用品、木工、五金等;柏林博览会举办的农业型博览会“绿周”、国际旅游博览、越洋进口博览和国际通讯展是世界著名的;慕尼黑侧重建材。在这些举世闻名的博览会上,都有来自中国的商家参展。

  根据公司的出口目标,选择适宜的展会是成功的前提。彭刚先生说,“选择展览会应当像寻求产品目标市场那样慎重。我们公司主营电子仪表出口。参加的科隆电子展算是很专业很对口。考虑到公司小,只租了3X3M的展位。但资料和样品可没少带。布展也用了些心思。”

  因此,事前尽可能地了解展览会的资料,是作出正确抉择的可靠保证。有关博览会的资料可向各主办机构或各国工商会索取,行业杂志和因特网上也有详细的介绍。国内相关的行业商会或你的大客户一般也能提供本行业内有世界影响的专业展览会的情况。

  二、计划:提前一年做好准备。

  欧洲国际展览服务公司根据多年的组展经验提醒中国参展厂商,德国商家的计划性是世界闻名的,一切计划要在一年前做好。这位发言人说:“中国的参展团一般计划做得较迟,再加上其它种种原因,参展消息到达对方时,已嫌太晚。”

  三、展品:适宜可销。

  “确定适宜可销的产品组合”是参展取得成功的重要步骤。据科隆家电展览中心的统计,到德国观展的客商72%寻求新产品,所以不要展示过时产品。为了确保产品“适宜可销”,参展前的市场调查非常重要。

  据深圳某集团公司所属一家鞋厂总经理魏先生介绍,该公司在赴徳参展前,曾查阅了很多有关德国和欧洲其它国家对鞋类产品的需求情况的资料,了解他们的消费水平和消费习惯以及气候,地形因素。他说:“我们还参考了鞋类杂志上欧洲鞋款的最新设计,并根据我们原有欧洲客人对鞋的需求品种,在材料、款式、颜色、楦型上有针对性地制作了200多种款式。效果很好,第一次参加德国的交易会,我们便签下了80多万双的合同。现在,德国已成为我公司主要的外销市场之一。”

  四、资料:企业和产品形象。

  中国赴德参展的企业中,普遍存在资料准备不足的问题。欧洲国际展览服务公司北京办事处介绍说:一些厂家对产品的介绍只有三言两语,并且不配外文翻译,把整理资料的工作推给组织方,组织方再把翻译的工作推给外方公司的北京办事处。

  这样一来,“首先是耽误了时间,再就是,外方办事处的翻译人员不是各个专业都精通,难免在翻译的过程中不能完全表达厂家的意图。”另外,中方厂家多不重视介绍材料的纸张,给人以及其不正规的印象。因此,该展览服务公司专家建议,所有资料应该准备中、英、徳三种文字版本,外文文字没有错漏,中文如能用繁体字印制最好,这样会方便来自港台的客户。

  宣传材料的纸张、印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。她说:“这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会,展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。”而且,一定要准备充足的名片。参展人员名片应以中英文印制,数量以每日50-100张准备。

  五、布展:强化形象设计。

  在展位的设计和装修方面,赴德参展的中国企业需要调整一贯以产品代替展品的做法,改变产品堆砌的展出方式,加强公司的形象设计。

  据中商网展览信息部的专家介绍,展品本身并不能说明全部情况、显示全部特征,需要适当的图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物,借助装饰、布景、照明、视听设备、信息技术等手段,加以说明、强调和渲染。比如,要展出的产品是服装或背包,就要考虑到用模特展示,或事先与展览组织者联系安排专场表演,引起参展买家的兴趣。欧洲国际展览服务公司的刘小姐补充说,“国外大公司的展位一般都花费几万美金甚至更多进行装修,配上录像机、大屏幕投影机、电脑、鲜花、绿色植物和小礼品,显得气派、庄重、温馨,给参观者留下深刻印象。”

  六、目标客户:事先约定。

  向公司现有客户邮寄邀请信,同重要的客户约定见面时间,以加强业务联系。中国商品市场信息网中国展览信息部专业人士介绍,中国出口商应在展前有意识地邀请目标客户参观自己在德国展会的展位,从而避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况,给目标买家留下较深的印象。

  欧洲国际展览服务公司还建议,可以通过接待中国团组的德方接待机构实现与有关买家取得联系,并预订在展览会上的会谈日期。“这样,交易的成功率较高。”

  七、提前宣传:提高知名度。

  在展览会刊及相关杂志上刊登广告可以提高参展产品的知名度。深圳尧科进出口公司的经验是:事先在德国当地市场宣传自己的产品是很好的展前准备,可以通过德国媒体、也可以通过当地名人做形象代言人,或在城市主要位置设立广告牌,在德国消费者的心目中创出品牌。“这样,产品参展时,才能引起观展商的注意。”