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贸易人员的安排

2018-08-23 17:48 来源:其他来源 字号:【

      作为展览经理,我们并不总是有时间或资源来参加我们公司展出的每个展览。在我们公司的贸易展览部门有超过一个人的幸运的少数人可以派我们团队的另一名成员来监督现场的节目。我们其他人通常不得不将这项任务委托给可能从未参加过贸易展的销售或营销部门的人员,更不用说管理展览了。

      给予这些替身,我称之为“展位队长”,参展的速成课程可能比实际参加演出更耗时,更有压力。但是,我们认为管理节目的许多事情可能不会发生在我们管理展览的人或人身上。我让我的整个销售人员走开,在演出结束时离开展览,想着“其他人会把它拿下来。”

贸易人员的安排.jpg

      因此,为了简化和标准化我的展位队长的培训,我开发了一个由三部分组成的方法。首先,我编写并向参与展会的任何内部员工和供应商分发书面展示计划。接下来,我主持一个预展会议,以完成计划并验证所涉及的每个人都知道在设置,展示时间和拆除期间会发生什么。最后,我为负责设置和拆除的人员或团队制定了生存指南。

      这种方法有助于消除远程管理贸易展览带来的一些担忧和麻烦。以下提示将帮助您将这个由三部分组成的方法应用于您自己的贸易展览计划,以确保有效的参展 - 即使您不在场。

      展示计划

      我为我管理的每个节目创建了一个节目计划,无论我是否会在那里。但如果我无法参加,这是一份特别重要的文件。节目计划包括有关特定节目的所有重要信息,从日期和地点,到节目策略,到安装和拆除时间表。我将它发送给展位上尉,以及将参加展会或参与规划的其他供应商和内部员工。

      在节目计划中,我将节目信息分为以下七个类别:

      1.显示 - 联系信息和主要计划项目,包括运输,I&D和展前会议等主题。

      2.策略 - 有关节目策略,可衡量目标,目标受众和特定策略的信息。

      3.员工 - 员工名册,酒店和交通安排,徽章和其他后勤信息。

      4.展览 - 展览组件,要展示的产品,要分发的抵押品以及视听,互联网和铅检索系统等展台内服务的清单。

      5.运输 - 将要发货的内容,发货地点以及到达展会现场的时间细分。

      6.截止日期 - 所有节目截止日期的完整列表。

      7.其他问题 - 有关其他地方未涉及的战略,后勤和内务管理问题的信息。

      在收到展会参展商手册后,我创建了展会计划的初稿,并将其分发给所有参与管理或制定展会策略的内部员工。我会在展会开始前至少30天向所有与会者分发更新版本,包括内部员工和外部供应商。演出前两周,我向所有参与者分发最终的节目计划。

      展前会议

      为了确保所有内部和外部利益相关者在展会之前都在同一页面,我至少在展会开始前一周安排展前计划会议。我邀请尽可能多的这些人亲自参加,并通过电话会议将其余人员包括在内。此电话会议时间不会超过15到30分钟,因为我们只需查看演出计划并回答展览人员,供应商和设置/拆除团队可能遇到的任何问题。

      在本次会议中,我将回顾展前和展会时间表,设置和拆解程序以及展览布局。我确保所有展览工作人员都知道何时何地拿起他们的徽章。我还分发他们的住房信息(例如他们的酒店到达和离开日期以及确认号码),并告知每个人的交通选择,以便他们从酒店到展会现场并返回。

      生存指南

      为了确保在我缺席的情况下顺利进行,我给展位队长一个详细的指南,我称之为生存指南。生存指南包括三个主要组成部分:设置信息,展示信息和拆除信息。

      1.设置信息

      生存指南的这一部分包括以下信息:

       展会场地的名称和地址,包括展厅名称和展位号。

       设置时间以及是否已订购人工或预计员工将设置展览。这也是解释工作人员根据当地工会管辖权可以做什么的限制的地方。

       预计运费的数量(例如三个板条箱,两个箱子,一卷地毯和两卷地毯垫),以及应该交付的时间,您的专业运输公司的名称,其24/7客户服务或发货电话号码,以及货件的跟踪号码。

       如果运费没有按预期在展位内联系谁的联系说明(例如“联系一般服务承包商的服务台,看看你的卡车是否已经到达,如果没有,请联系你的承运人”)。

       所有空货运集装箱需要离开展示楼层并送往仓库的确切时间。

       所有展示订单和确认的副本。这也是我识别已订购的任何公用设施(例如电气,互联网,管道,水,电话)以及是否需要在安装地毯之前就位的地方。

       展示照片或效果图,展示设置时的外观,包括图形放置。

       提醒您保存包装盒和材料,并在GSC服务台领取“空”标签,以放置在展会期间需要存放的任何空盒子或板条箱。

       设置展览所需的任何专业工具(如果自己动手设置

      工会管辖权规则允许)。

       抵押品清单(公司产品资料)和发送给展会的数量。同时指出演出结束后需要发送剩余物的位置。

       设置图纸(8.5 x 11英寸版本)和信息说明了全尺寸设置图纸在展示箱中的位置。

       关于何时何地接收任何租用的铅检索系统的说明以及提醒您每晚锁定它们。

      2.展示信息

      我的生存指南的展示部分重申了公司官方展示服装(又名展位制服)的展示计划中的信息,以及有关公司“摊位”政策的信息(例如展位上没有食品或饮料,没有手机) ,在展位工作期间不要检查电子邮件或PDA等)。

      我还提供了基本的物流信息,例如工作人员何时何地可以拿到参展商的徽章,以及工作人员需要什么时间向展览报告(至少在展会开幕前半小时,如果演示或显示设备需要更多的话)建立)。

      最后,我概述了准确,完整地获取合格线索的程序。展位负责人负责在现场会议上将此信息传达给其他员工。

      3.拆除信息

      生存指南的展后部分包括以下信息:

       是否聘请了I&D承包商来取下和收拾展品,或者是否是展位负责人。

       预计空纸箱,箱子和板条箱将从仓库返回展位。

        如何正确地重新包装展品以尽量减少损坏(例如如何在塑料套管中包装弹出式图形面板以避免划伤)。

       从装运箱/纸箱中取出所有旧标签的说明,并在每个纸箱上放置两个标签。如果货物的不同部分要到不同的位置(例如展览室和办公室),请指明在哪些包装上使用哪些标签。

        如何填写出境物料处理表格(又称提单)以及将其转入的地方。如果我的展位队长没有管理贸易展览的现场物流经验,我经常会提供此表格的样本(填写空白,他或她可以简单地复制在展会上收到的副本)并将其包含在生存指南中。

       如果出现任何问题或者在再次使用之前需要注意的展品或图形有任何损坏,请通过电话或电子邮件通知我。

        提醒您返回引线检索机并保护引线。信不信由你,在没有提示的情况下,一些工作人员将在演出结束后将引导机器留在展位空间,而不将其退回租赁供应商或下载引线。还要说明演出结束后他们应该对演唱会做些什么(以及他们需要多长时间)。

       最后,不要忘记给您的员工任何必要的电话号码,例如您的手机号码和专业运输公司的24/7号码。但希望如此,因为你会做得很好,向他们介绍他们在网站上需要的所有信息,一切都会顺利进行,你将永远不必接听一个紧急电话。

      

       相关展会介绍:

        日本东京国际汽车技术展览会

        印度新德里国际照明展览会

        美国奥兰多国际新鲜果蔬展览会

        意大利米兰国际双轮车展览会

        韩国首尔国际电子展览会


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