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展览在财务和后勤方面选择

2018-11-22 16:08 来源:其他来源 字号:【

      租赁展览在财务和后勤方面都是明智的选择。行业的经验法则是,如果您只是要使用一次或两次展览,租用展览是有意义的,因为一次性展览租赁通常花费大约相当于新建筑的三分之一。租赁还可以让您避免长期存储,多个节目的重新配置和翻新的成本和麻烦。

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      然而,租赁也可能是一个很大的麻烦,有意想不到的成本和最后一刻的问题。以下八个提示可以帮助您避免常见的租赁坑洼,并保持在您的预算范围内。

      1.从坚如磐石的RFP开始。

      您可以在提案征求书(RFP)中包含的有关战略,战术和战略的信息越多

      后勤期望越多越好。例如,我最近发布的租赁RFP包括我们需要展示的交互式设备的照片,设备的足迹和周围交通的区域,以及参展商在线样式书的链接,包括从字体到徽标和颜色的所有内容。

      我还解释了设备附近需要什么图形,以及各个部件之间的接线要求。所有这些细节大大减少了我在分发RFP后回答问题所花费的时间,我惊喜地发现我没有得到一个“没有出价”。

      2.请求订单项费用。您应该期望展馆的建议与您的RFP一样详细。要求提供包含在提案中的全包,详细的项目描述和费用。

      例如,对展览租金征税可能会使最终账单增加10%,但通常情况下,税收不会在项目的预算阶段引用。在某些州,仅在州外或国外使用的出租物业不征税。

      如果您使用信用卡支付租金,还可以查询额外费用;一些供应商将信用卡成本转嫁给承租人高达4%。当客户想要通过电汇付款时,我也受到了银行手续费和货币兑换费的打击。

      最后,询问您支持租赁所需的辅助服务的估算。例如,找出租赁展览的装运箱或托盘的数量,重量和尺寸,以便估算运输和材料处理成本。还要了解支撑展览结构照明所需的电量,以及是否需要支付叉车或索具来安装和拆除展品。

      3.获得良好的劳动力估算。几年前,我的一位客户在谈判展览租赁和图形的价格时,向他的展览馆披露了他的总展示预算,而不是其他非展览费用,如展位,演出服务,运输,促销和人员花费。

      为了最大化分配给租金的金额(并随后增加10%的佣金),客户经理估计在设置和拆除时只需要125小时的劳动力,估计应该在大约400小时。最终的劳动法案计算了396个小时,但根据我的客户在我接管项目之前签署的合同,他在账单上坚持了125小时到400小时之间的差额 - 这意味着他超出了他的预算。

      询问您的展览馆,估算I&D所需的工时数,然后将该估算值增加20%至25%。更好的是,如果提供租赁的展览馆希望通过其首选供应商之一(或者如果它是与参展商指定的承包商的金融合作伙伴)确保您的I&D劳动力,则根据他们的预估协商支付固定的固定费用劳动时间的数量,而不是支付您自己的I&D账单,这可能会从显示到显示波动并破坏您的预算。

      4.不要忘记比较您的建议和租赁协议。我最近收到了一个展览室的租赁协议,该协议与它发给我的提案不符。该提案包括我的客户和我在RFP中请求的巨大图形地图的渲染。然而,租赁协议中包含的渲染已将地图缩小到大约一半的尺寸。我没有在没有将此图形恢复到其原始大小的情况下签署此租赁协议,并且我学会了在提交协议之前始终参考提案和支持它的视觉效果。我也对展览会采取的其他降低成本的措施感到失望,例如最后一分钟替换辛特拉到泡沫芯的图形安装材料,以及劣质织物标志,而不是指定的名牌元素在提案中。我已经学会在协议中加入一句话,说明“未经事先批准,不得替换材料”。

      5.检查您的文档。我在设置过程中遇到了各种各样的挑战,因为展厅甚至都没有更新租赁的设置说明。一位供应商认为,只需将大红色X放在未用于我们在旧图纸上设置的项目上,并用箭头表示展览属性的正确位置是可以接受的。它看起来像一个足球剧本的草图,每个方向都有斜线和箭头。

      另一个展览馆不会提供一个缩放的展览平面图供我订购我的电子水滴,因为它没有为我订购电力并从交钥匙费中获利。我现在经常在我的初始RFP中列出这个要求,以及对设置图纸和详细设置说明的具体要求。

      我最近还发现有必要在展览租赁协议中规定所有需要提交给展会经理,会议设施结构工程师和消防员的批准文件以及相关费用的文件也包含在内。在租赁展览的费用。

      6.在现场带一位专家。由于您在第一次使用时无法知道如何设置租赁展览,因此请确保您的租赁费用包括在展台期间由熟悉展览期间展览的专业劳工主管。

      如果您在展会上与其他参展商分享这位主管,请确保您的租赁协议声明您只需支付相当费用

      7.先睹为快。设置需要满足的进度里程碑的特定日期,从而导致试用展览设置的日期。在租赁协议中始终规定您希望在出货前至少一周看展览,以确保其符合您的要求,并且有时间修理任何不符合您期望的展品。

      另外请记住,任何需要发送到高级仓库的出租展览属性,例如悬挂标志或横幅,可能都不会在您的展览预览中提供。

      就在我最近的租赁预览前几天,我发现,为了节省运费,我的展馆决定将我的新地毯直接送到预先仓库而不是展览馆。它的节省增加了我的材料处理成本,并导致展位地毯的损坏。我没有意识到这种损坏 - 因此无法解决这个问题 - 直到我在展厅设置展位。因此,请确保您的租赁协议明确说明谁为您的所有租赁展览物业管理运输物流(并承担任何不可预见的费用)。

      8.正确的时间。我有一个展览室曾经“忘了”告诉我,我租用的展览物业将在我需要之前与其他参展商一起上路。幸运的是,这个财产并没有让它回到库存和翻新,直到它应该发送到我的节目前一天。那是为了舒适而将它切得太近了。

      租赁展览不适合所有人或每个项目,但它是一个具有明确优势和最小缺点的选择。只需按照上述提示,以书面形式获取所有内容,并安排预览,并有足够的时间来纠正任何错误,您将获得成功的租赁体验。

      

        相关展会介绍:

        美国拉斯维加斯国际消费类电子产品展览会

        德国汉诺威国际工业展览会

        美国芝加哥国际糖果及休闲食品展览会

        美国纽约国际夏季特色食品展览会

        泰国曼谷国际亚洲世界食品博览会


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