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最后时刻活动计划的9个策略

2019-08-13 14:58 来源:其他来源 字号:【

      由于许多原因,最后一分钟的活动计划不是一个好主意。

      *很难找到比赛场地。

      *客户的首选场地可能已被预订。

      *客户最终将为酒店、度假村和机票支付更多费用。

      *计划在最后一分钟增加错误的可能性。

      *在匆忙的计划中,重要的细节可能会被忽略。

      *最后一分钟的活动计划和它的孪生变化带来的压力,使得活动计划成为压力最大的职业之一。

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      试图教育客户为什么他们应该用更多的提前时间来计划活动,但没有奏效。(我写了很多博客文章来说服企业改变他们的方法——我不是唯一一个这样做的人。)

      

      显然,没有人在听。因此,为了保持自己的健康和理智,事件行业专业人士需要尝试一种不同的方法。

      

      主动接触老客户

      这可能会鼓励提前预订。

      

      说“不”。

      如果它对你的健康造成损害,扰乱你的家庭生活,那么世界上所有的钱都是不值得的。

      

      管理期望并设定界限

      这是一个需要经常传达的信息。灵活并提供出色的客户服务很重要,但必须有界限。

      这是很重要的。我不记得是谁说的,但这是一个很好的建议:“你缺乏计划并不构成我的紧急情况。”

      如果客户把预订留到最后一分钟,这并不意味着你应该为了完成不可能完成的任务而通宵达旦、每个周末都加班。这与该行业目前的做法背道而驰。它的目的是鼓励活动策划者仔细考虑他们接受哪些任务,以及他们跳过哪些任务。

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      确定什么是现实的

      公司内部的活动策划者通常没有说不的选择。作为一个内部计划者,这一切都是关于妥协的。确定什么是现实。回顾客户的期望,在规定的时间内坦诚地说出哪些是可能的,哪些是不可能的。尽你所能达成一个可行的、更易于管理的协议。

      

      作为一个外部计划者,这可能意味着你失去了生意。失去生意和牺牲健康哪个更好?

      明确需要完成的任务,确定共同责任。我不能把这归功于我。Alan Weiss提出了这个概念。我的妙招是,面对最后一分钟的预订,永远不要害怕将耗时的任务反向委托。

      

      为从供应商请求到餐饮的所有活动策划方面创建模板

      与客户一起快速填空。

      

      整理额外的资源并向客户收取相应的费用

      如果你需要额外的帮助,就说出来。让客户知道这样做的成本。如果他们不想付钱,那就继续吧。

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      收取额外的费用

      计划最后一分钟的活动应该被认为是一项高级服务。无论你的保费是5%还是10%,它都传达了你的价值,并可能鼓励客户提前预订。

      

      确保你提前拿到工资

      一些客户在最后一刻才预订,然后表示他们要等到活动结束后很久才能付款。在这种情况下,你是在陷害自己。我已经让同事接受了最后一刻的预订,并同意延期付款。他们费尽周折,竭尽全力工作,结果却没有拿到工资,或者拿到的工资没有低于双方商定的数额。在最后一分钟匆忙计划一项活动,增加了客户不满意的可能性。他们可能会降低利率或延迟付款。

      

      增加停机时间,以便在事件发生后重新充电

      匆忙计划最后一分钟的活动是有压力的。因此,对于活动策划者来说,在他们的日程安排中安排恢复时间是很重要的。找出适合你的策略,并定期应用。

      

      心态的彻底改变

      在一个重视服务的行业里,这是一个激进的想法。然而,活动策划者的压力和精力枯竭已经到了危机的程度。彻底的手术和心态的改变是必要的。

      斯蒂芬·柯维(Stephen Covey)和菲尔·麦格劳(Phil McGraw)博士都曾说过,我们用我们所能容忍的来对待别人。由于无法设定界限,虐待行为将继续存在,事件协调员将继续与应征人员和消防员一起,年复一年地进入压力最大的职业名单。我们可以继续努力,或者有勇气与客户合作,做出必要的改变,以确保活动和会议策划者的健康和福利。

      

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