参展预算及成本控制的方法

　　提前计划

　　应为未来全年的参展项目进行计划和准备。为此，应设定可变通适用于多种场合、多种需求、可部分或全部地多次应用的通用展位模块化系统。

　　与行业协会联合参展

　　集体参展对于小型公司或首次参展公司是非常有效的参展模式，这种模式不仅有利于控制成本，而且能获得理想的参展效果。

　　考虑标准展位套餐

　　制定详细预算表

　　根据您的参展目标，进行实施任务细分，然后估算各项成本。其中，应尽量缩减预算规模，但务必确保涵盖所有可能的支出项目，同时应对各支出项目增加约10％的预算余量。

　　记录支出

　　根据预算持续记录各项开支，并集中记录所有采购订单及发票。随时检讨造成超支的原因，不断提高将来计划及预算的效率及效力。

　　及时反馈所有表格

　　逾期订单及最后时刻的更改往往可能导致额外支出。

　　参展不仅止于展位

　　切忌将所有预算都集中于展位设计建设（尽管这是一种常见错误），应分配出足够资源用于参展宣传推广、人员培训与维持及展会后活动（如电话营销、直邮等跟进销售行为）。

　　选择可靠的展位设计公司

　　如果您决定不采用标准展位方案，应选择确实有能力按时、按预算完成任务的设计公司。为此，您可以联系相关展会工程承包商协会索取设计公司名单，并向候选公司过往客户了解设计公司的服务记录。

　　直接联系展位搭建承包商

　　参展商直接与展位搭建承包商联系通常能更节省成本，尤其是在模块化展位设计中，因为许多承包商都会在整体展位搭建服务中免费提供设计咨询服务。

　　利用免费宣传机会

　　正面的媒体编辑报道是对公司的绝佳宣传形式之一，而且是免费的。因此，应认真撰写媒体发布材料，并在适当的时机向展会公关代理机构及相关行业媒体传达。

　　珍惜使用销售资料

　　不要在展位向所有观众发放昂贵的销售资料。应制作简装版本资料作普通发放用途，而精装版本资料则专门针对那些有真正购买意向的观众。

　　紧缩控制开支

　　在项目开始阶段明确规定公司将负担哪些开支。除按参展项目期限向员工预付一定标准的餐费及业务交际费补贴外，所有正当超支部分应由当事人按规定进行事后报销。此外，每日展会闭馆后应将展位上的酒水及电话等物品及设施妥善锁存。