展会商务邀请函编写实例分析

　　邀请函在我们日常生活中应用广泛而商务活动邀请函是邀请函的一个重要分支。商务邀请函是商务活动中。主办方为了郑重邀请其合作伙伴（投资人、材料供应方、营销渠道商、运输服务合作者、政府部门负责人、新闻媒体朋友等）参加其举行的活动而制发的书面函件。它体现了活动主办方的礼仪愿望、友好盛情；反映了商务活动中的人际社交关系。

　　对会展行业而言，商务邀请函自然也是不可或缺的。一般来说，会展活动商务邀请函的基本内容主要包含了：会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的，主办机构和组织机构，会展活动的内容和形式、特点等，主要参加或参与对象，会展活动的相关收费标准，联络方式以及其他需要说明的事项。

　　下面以2012年德国法兰克福国际办公用品展览会为例，分析展览会商务邀请函的正文部分具体内容应如何编写。

展览会商务邀请函（信）实例分析

2012年德国法兰克福国际办公用品展览会商务邀请函

　　第一部分

　　德国法兰克福国际办公用品展览会PAPER WORLD是世界上较著名的、影响大型的文具办公用品博览会，该展览会始办于 1949 年，每年一届，现已成为专业厂商开拓欧洲市场，特别是德国市场，掌握专业信息，了解当今国际市场流行趋势，掌握新颖技术及签订订货合同较重要的展会。 该展会聚集了世界上办公用品行业内的各大主导品牌，主导着业内的潮流走向趋势；该展会高度的国际性和供应的多元性为参展商和参观商之间构筑了一个交流平台，从而让参与者有不断扩展业务的商机，当之无愧为业内世界大型、辐射最广的专业贸易展会。

　　【分析：背景说明，写明举办会展活动的背景和目的】

　　第二部分

　　主办单位：法兰克福展览公司

　　媒体支持：www.showguide.cn

　　中国协办/承办单位：厦门市盈拓商务有限公司

　　【分析：组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等】

　　第三部分

　　展出时间：2013年01月26日-29日

　　展出地点：中国进出口商品交易会琶洲展馆

　　【分析：时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。】

　　第四部分

　　展示内容：办公耗材、办公设备、学习用品、家用纸品、礼品文具、创意文具等。

　　展会特色：

　　◆Paper word 是全世界最具影响力的文具及办公设备展会。

　　◆每年吸引众多专业观众及供应商来展。

　　商机无限：

　　★自创办以来该展已经成为办公用品、礼品等专业厂商开拓欧洲市场，特别是德国市场，掌握专业信息、了解当今国际市场流行趋势、掌握新颖技术及签订合同较重要的展会。该展被认为世界同行业中最具规模、最具档次、最具成交价值的专业展会。

　　★观众群体的高质量以及国际性再次巩固了该展会作为国际节庆礼品界较重要交易场所的地位。

　　【分析：会展活动的具体内容介绍，主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容】

　　第五部分

　　联系地址：厦门市湖里大道41号联泰大厦2楼

　　联系人：林小姐/张小姐

　　传真：0592-2396880

　　电话：0592-2392333

　　【分析：联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写"此致"，再换行顶格写"敬礼"，亦可省略。】

　　在写邀请函的过程中，有些工作人员会上网找一些范文，全篇照抄，然后只改动一下名字和展会的地址，就完成了任务。其实这样会显得没有诚意。客户不仅仅是只跟一家公司做生意，邀请函可不止收到一封，类似的范文他可能已经见过几百遍了，这样的邀请函缺乏吸引力。如果能针对客户写一些诚意十足的文字，在文中对客户致以问候，尤其是能在文中提一下跟该客户上次的谈话细节，更能加深对方的印象。这样才是一份好的邀请函。