展会项目沟通管理概述

　　展会项目沟通管理概述

　　一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容:沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

　　展会项目沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求:谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。

　　绩效报告收集和传播执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，还包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果(成功或教训)进行的分析以及这些信息的存档(以备将来利用)。

　　展会项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。

　　很多展会项目中没有完整的沟通计划，导致沟通非常棍乱。有的项目沟通虽然有效，但完全依靠客户关系或以前的项目经验，或者说完全靠项目经理个人能力的高低。然而，严格说来，一种高效的体系不应该只在大脑中存在，也不应该仅仅依靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必要。因而，在项目初始阶段也应该包含沟通计划。

　　在编制展会项目沟通计划时，较重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。

　　展会项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求展会项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。

　　最典型也放重要的展会项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目千系人，所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。

　　比如有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查展会项目成果，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。