制定展会预算的过程

　　制定展会预算的过程

　　展会预算是展会前期管理的一部分，必须结合办展(参展)具体目标，有计划、有步骤地进行.经验表明，在参展前、展会中、展会后，分别投入65%,25%,10%的精力，将获得较好的展会效果。

　　首先，明确办展(参展)的具体目标。如实现成交额5亿美元，参观人数达到1万人，树立参展企业的形象，等等。在明确具体目标的基础上，才能着手制定展会预算，只有能实现展会目标的预算才是合理的、成功的预算。

　　第二步，收集信息。有三类信息需要收集:过去的预算数据、展会所需商品的新颖价格信息、通货膨胀的相关信息。其中，要注意通货膨胀的信息，因为预算制定离展会正式举办有一定的时间间隔，对可能的物价上涨做未雨绸缪的准备，可以保证展会经费充足。

　　第三步，拟订预算。在以上三类信息的基础上，对需要支出的各种费用和可能取得的各项收人进行详细的列表分析，根据总预算作必要的调整，可以制定出相对精确的预算，来指导展会工作。

　　第四步，公布预算，征求意见。预算草案成形后，要征求各方的意见，有几个原则要注意:一是选定一个人负责全部直接开支，明确费用标准和使用的权限及范围，交代清楚展出目标和预算额，向全体筹备人员说明;二是不轻易改变授权，也不轻易改变被授权人的决定;三是不要保密，要将预算限额告知有关的人员，包括外部的承包商，参考各方的意见，可以使预算更加合理。

　　第五步，修正预算。由于预算是通过估计制定的，难以保证准确，需要不断地调整。一个耗资不菲的展会，其预算至少每两个月要检查一次，发现问题就及时进行调整，使之符合实际情况和需要。必须说明的是，改变预算是很正常的，但任何改变都应有充分的理由。如果理由成立，即使会造成额外的开支，甚至损失，都要坚决改变。较好的方法是仔细调研、认真核算、周密安排。而且，要注意的是，改变预算的时间离展会开幕日期越近，可能产生的额外费用就越高。