展览会实施方案策划—与展览服务公司之间进行协调

　　与展览服务公司之间进行协调

　　展览会服务公司主要有指定展品运输商、指定展位承建商、指定旅游代理、会展礼仪服务公司，参展商很多时候会将它们看作是办展机构的一部分，它们的表现直接影响到展览会本身在参展商心中的印象，所以办展机构也要和以上这些单位进行很好的沟通，才能使它们为参展商提供及时、专业、快捷的服务，同时也可以很好地提升展会本身的形象和品牌，增加参展商下一次参展的积极性。

　　指定展品运输商是办展机构在举办一次展览会时，制定的展品专业运输公司，它的主要任务就是在指定的时间内将参展商的展品、展具和宜传资料等及时、安全地运到展览会现场，并且在展后将以上东西安全地运往参展商指定的地点。一般比较大型的展览会都会有国内运输代理和海外运输代理之分，因为海外运输代理除了运输之外还必须精通海关的报关等。办展机构指定的展品运输商必须经验丰富，有足够的能力处理一些突发事件;专业性强，精通展品的包装要求;有效沟通，参展商、办展机构甚至海关之间能进行很好的沟通;收费合理，有效地降低参展商的参展费用。

　　指定展位承建商是在一次展览会中，负责展位搭建的公司，它同指定展品运输商一样，不仅对办展机构负责，同时也对参展商负责.它的任务是按照参展商的要求搭建展位，同时将展览会的主题和理念很好地用展台和展位表达出来。办展机构在选择展位承建商时，首先要考虑它的技术是否全面，是否精通展台设计和装潢技术，是否具备展架展具及施工材料等专业知识，同时还要考察这个公司在进行展台搭建时是否有创意，因为参展商和观众对于展览会的第一印象是从展台设计开始的，它在很大程度上影响到展会的整体形象和参展商的展出效果，一个好的展台设计不仅要具备它的展示功能，还要将参展商的展出理念艺术性地体现出来。

　　办展机构在指定旅游代理时，要注意到会展旅游者与一般旅游者之间的区别。会展旅游涉及到的商务客人都是一些公司的高层人士，他们消费水平高、受过良好教育、文化程度高、时间安排紧、活动节奏快，所以他们需要快速优质的服务。会展旅游者的目的是为了工作，因此在对饭店选择、客房设施要求、服务内容与速度等旅游产品的需求都是由他们的工作目的和是否有利于他们更好地完成工作而决定的，所以会展旅游者对提供会展旅游产品与服务的饭店、旅行社、航空公司等企业提出了更高的要求。

　　选择展览会的礼仪服务公司也要尽量做到专业化，它提供的服务主要有提供礼仪小姐、热气球广告、鲜花服务一些琐碎的服务，这些工作又是直接面对观众和参展商的，所以请一个非常不专业的会展礼仪服务公司，会极大地危害办展机构和展览会本身的形象。

　　除此以外，还要找到合适的媒体支持单位，如积极地召开新闻发布会、提供具有新闻价值的材料，这些都是为了争取媒体对此次展览会做出正面和全面的报道。办展机构一定要处理好与媒体的关系，同时想办法与一些主流媒体建立起一种长期的合作伙伴关系，否则媒体的一些不利于展览会的负面新闻很可能会导致前面的一切工作前功尽弃。