展会接待服务

　　随着经济的迅速发展，展会业也迅猛发展，但竞争也日益激烈。现在各个展会场馆在硬件方面的差距不断缩小，同类主题的展会越来越多，参加者有了越来越大的选择余地。展会能否提供优越的、个性化的服务，就成为参展商重点考虑的内容。国内许多展览场馆在硬件上已经超过香港、新加坡，有的甚至不比德国的差，但在展会主办权的争夺上却远远落后于他国，较重要的原因之一便是服务缺位。

　　新加坡在2003年共举办500个会议，所带来的经济效益超过29亿元人民币，成为亚洲第一大会议城市。如果按场馆的面积以及数量计算，中国的展会业和新加坡相比，恐怕是有过之而无不及。面对这样的市场竞争，新加坡旅游局耗资1.2亿港元推出一个名为“新加坡做得到”计划，推出各项酒店房租、机票和膳食折扣优惠来吸引国际展会选择新加坡;游说更多国际组织将总部迁往新加坡。新加坡的取胜法宝主要就是优质服务，而这正是中国展会企业所难以企及、也应该奋起直追的。

　　饭店和展馆如果不能提供优质的服务，比如不守信用、员工言行不当以及未能对展会组织者的重要要求及时做出反应等，就会失去客户和市场。因而展会接待人员必须掌握必需的沟通技能和接待技巧。

　　在很多展会活动中，除了普通与会者和参展商外，还会出现一些特殊的客人，这其中包括VIP客人、随同人员和新闻记者等。对于展会活动而言，能否为他们提供优质的服务同样是至关重要的。比如，虽然那些陪同前来的人员与展会本身没有太多关系，但这是一个潜在的相当有利可图的旅游市场，而且对稳定与会者的军心、延长其逗留时间大有好处。如今，大部分展会都邀请代表们的配偶同来参加。根据美国一项新颖会议市场调查报告，每年约有1100万配偶出席各类大会及公司会议。展会服务人员应该预先作好准备来接待这些额外增加的客人，要像对待其他展会代表一样重视这些随同人员，专门为他们安排一些活动项目。如果有配偶在身边，与会者在当地停留的时间通常会更长一些，消费更多，而且基本上都会参加旅游。精明的会议策划者还会在父母们忙于开会时，为小客人们安排一些儿童游戏和特色旅游，也会在家长空闲时提供一些适合全家旅游娱乐的活动。

　　饭店旅游销售服务部经理的职责是负责为客人提供团队及包租业务，并为展会客人提供旅游服务，其工作与旅行社、旅游批发商、旅游景区及交通运营公司紧密相连。负责此项工作的人通常善于组合旅游包价团，并且在包价团队的定价和促销上具有专长。要吸引更多的随同人员，可以采取争取展会组织者的支持、将饭店宣传资料纳人邀请函、直接向与会者发函、有针对性地发布广告等策略。