如果你遵循一些基本步骤，计划一场贸易展灾难本身不必是一场惨败。
不一定非得是新闻发烧友才能知道我们生活在参展商不确定的时代。从极端天气和自然灾害的显著上升，到国内动乱事件的激增，可以影响你参加贸易展的事件层出不穷。虽然有很多玩家参与了如何处理危机的全局决策(例如，演出和场地管理;当地执法部门;国家气象，健康，交通和安全机构)，它仍然取决于我们的展览经理和我们的高级主管是否有应急计划，将使有组织的平静和我的上帝的混乱之间的区别。
然而，创建一个全面的紧急管理计划是一个复杂而微妙的过程，其中包括展览的规模和地点、参展商的规模以及行业的性质等变量——这些因素使得提供全面的指导几乎不可能。但以下是我在做最坏打算时采取的一些技巧和步骤，它们适用于任何灾难准备策略。
检查显示材料
根据事件的大小,显示和/或场地管理建立了火灾应急程序,恶劣天气,暴力行为,等等。所以才想出了一个游戏计划,可能冲突与程序,审查参展商手册是否有应急政策。随着人们对活动安全的认识不断提高，一些展会正在采取措施，让参展商和参展商更容易地发送和接收信息。例如，在最近的国际消费电子展(International Consumer Electronics Show)上，组织者在出席者的徽章背面印上了每个场馆安全办公室的电话号码。与show management核对一下，看看它是否使用了类似的策略，并将这些信息包含在你的pre-show orientation材料中。
评估你的潜在威胁
在我的职业生涯中，我负责监督许多客户的风险管理评估，这是在紧急情况下制定行动计划的第一步。毕竟，如果你不知道你可能会在演出中面临哪些威胁，你怎么能做好准备呢?因此，我创建了一个我称之为事件风险矩阵的文档，它提供了一个具体的考虑框架(例如，环境、健康和安全、技术和社会威胁)，以及一个与内部和外部利益相关者进行紧急管理讨论的起点。本文的末尾包含了该文档以及如何完成该文档的详细说明。
选择指定的会议地点
在最糟糕的情况下，比如在展厅内发生火灾或发生枪击事件时，很有可能场地会被疏散。在这种情况下，重要的是团队中的每个成员都要负责。最简单的方法就是在会议中心外指定一个地点见面。请记住，紧急情况也可能发生在现场之外，例如在酒店或接待活动，所以较好为与演出相关的每个地点选择见面地点。使用谷歌地图，酒店礼宾部，和/或当地供应商合作伙伴帮助您选择。绝佳地点距离危机足够远，以避免随之而来的混乱和拥挤，但距离足够近，可以迅速到达。也要找那些24小时开放、可以提供水、电和座机的地方，比如酒店大堂或便利店。一旦你选定了你指定的网站，就和你的员工分享他们的地址和地图，较好是在你的培训材料和数字格式(例如，PDF或JPEG)中，可以通过智能手机快速远程访问。
收集和整合信息
我总是有一份主文档，列出所有现场工作人员的基本信息，以便在紧急情况下与他们联系。如果您有供应商员工，他们是您的现场团队的一部分，请将他们也添加到此列表中。这个电子表格包括每个团队成员的名字;电子邮件地址及手机号码;抵港及离港日期;酒店名称和房间号(或其非酒店住宿的地址，如Airbnb物业);以及紧急联系人的姓名、电话号码和关系。我还喜欢在节目中提及可能影响员工健康的疾病(如糖尿病、哮喘或残疾)，但一定要事先与公司人力资源部讨论收集这些个人信息。
建立通信程序
当灾难来袭时，你打算如何与分散在会议中心、返回酒店、或在交通工具到达会场的员工沟通?对于那些对员工安全造成直接威胁的情况，尽快通知所有团队成员是很重要的。WhatsApp等应用程序和一些软件即服务(SaaS)移动事件管理系统允许用户在几秒钟内发送群组短信和推送通知。不那么紧急的崩溃可以通过单独的短信、电子邮件或电话进行沟通。
确保每个人都参与进来
如果你的员工不知道你的紧急管理计划是什么，你所有的精心计划都将付诸东流。因此，在演出前准备阶段，你必须把防灾工作放在首位。检查最可能发生的威胁是什么，这些威胁将如何传达，然后团队成员应该采取什么行动。
除了包括前面提到的由活动地点设置的疏散程序和关于你指定的聚会地点的详细信息外，还要确保工作人员知道最近的医疗机构的名称和地址。我还建议，如果你或你的团队的其他高级成员受伤，无法在现场处理危机时，在你的内政部为指定的紧急应变人员提供联系信息。最后，如果你没有给你所有的入职培训材料的员工发电子邮件，考虑发送紧急情况管理部门，这样他们就可以远程访问这些材料。
没有“一刀切”的方法来管理威胁，但是使用这些步骤可以使团队中的每个成员在不可思议的事情发生时做出适当的反应。
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