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通过将这些易于忘记的展后任务放在首位,确保您的展览计划取得成功。

2019-07-15 18:15 来源:其他来源 字号:【

      如果你停下来思考它,贸易展览会就像冰山一样。大概有10%左右可见(例如,在高峰时段与参展者一起熙熙攘攘的展览),然后是隐藏在水面下的大部分 - 这是大量的计划,劳动和策略所需要的获得所有荣耀的条子。对展前准备工作给予了极大的关注,但是在展厅尘埃落定之后你所做的组织工作会对你的计划的有效性产生巨大的影响,更不用说你的安心了。

      任何关于展后任务的讨论都由领导管理主导,这是正确的。建立一个“清理”,排序,分发和跟踪潜在客户的流程是任何计划成功的关键组成部分。因此,可以理解的是,为什么许多展览经理会在展会结束后获得经过审查的销售清单,以便销售代表成为他们的首选。然而,在展厅关闭后,还有一些其他的责任不应该留在众所周知的背后。

      在这里,一些展后流程,往往会被降级到展览经理的待办事项清单的底部 - 如果他们出现的话。但是,从长远来看,留出时间看这些动作项目时,你的头脑中还是新鲜的对你和你的展会更好。

展览计划取得成功.jpg

      查看最终显示发票

      一些一般服务承包商(GSC)将在展会后几天发布最终发票,而其他一些服务承包商则在其网站上提供一个参展商门户网站,其中实时更新待定费用和信用额度。检查您是否有到期的最终余额,所有适用的积分都已使用正确的金额发布,并且您了解所有各种费用。如果您的最终发票上的任何内容没有意义,请致电GSC并要求您的代表引导您完成表格并回答您可能遇到的任何问题。


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      库存供应水平

      在一个完美的世界中,工作人员在拆解过程中有足够的时间来盘点他们剩余的展品,例如从赠品和产品资料到纸夹和清洁抹布的所有东西。不幸的是,疯狂的拆除通常意味着任何剩余的材料被毫不客气地扔在盒子或箱子里并运到他们的下一个目的地,直接到另一个展览或回到储存设施。

      很容易忘记检查你手头有多少促销品和产品规格表,直到第十一小时,这需要最后一分钟昂贵的紧急订单。因此,做好自己的财政支持,尽快计算你的展后用品。如果您正在处理自己的展览存储,则您或您团队的成员可以执行此任务。如果您的房产和抵押品由您的展览馆存储,您将需要与您的代表讨论定期库存系统。

      

      分析潜在客户数据

      仔细审查您的潜在客户数据可能会发现可能有助于改进您的计划的其他信息,例如以下内容。

      ➤交通模式:您的展位在活动的第一天或最后一天是最繁忙的吗?你什么时候得到了一些最有希望的线索,什么时候工作人员留下了他们的拇指?由于辅助活动,例如教育和分组会议,颁奖典礼等,每个贸易展都有独特的潮流和与会者流量。了解您的展位何时繁忙将有助于您在展会期间展示最佳的员工时间表。

      ➤与会者类型:使用客户关系管理(CRM)系统中的现有信息交叉引用您的潜在客户数据,并确定有多少展位访问者对贵公司“新”。此外,查看潜在客户的职位名称,看看是否有任何事情发生在你身上。您的展览吸引的顾问多于买家吗?您是否为首席高级管理人员扫描了比预期更多的徽章?所有这些信息可以帮助您为这些受众量身定制展位体验,例如留出空间与VIP潜在客户会面,并制作宣传视频,简要介绍贵公司及其产品。

      ➤与会者感兴趣的领域:如果您在整个展览中使用徽章扫描仪,您可以确定哪些展位内活动和/或激活最受关注。 (或者,如果您的展览缺乏跟踪与会者的方法,请考虑向工作人员询问他们的观察结果。)例如,可能是一个动手演示,解释您产品的细节,吸引了成群结队的观众,但剧院演示了贵公司的生态友好的举措与臭虫的筹款活动一样糟糕。如果展览的某些部分未能吸引与会者,您可能需要重新考虑这些激活的内容,位置或格式 - 或者直接废弃它们。

      

      从长远来看,留出时间来看看这些行动项目时,你的头脑中仍然是新鲜的,这对你和你的参展计划的有效性更好。

      

      发布职员调查

      您的展位工作人员是您在战壕中的男性和女性,因此,他们经常拥有关于与会者痛点的重要信息,在展览中有什么和不在什么工作等等。而不是希望一两个职员会将您拉到一边分享他们的见解,通过在线调查,电子邮件调查问卷甚至是简单的纸质表格积极征求他们的意见,印象和建议。除了收集展厅的第一手视角外,员工调查还可以确保团队中的每个成员都能够感受到他们的成功。大多数展台工作人员都非常乐意提供反馈,但如果您的前线代表保持沉默,请考虑从我以前工作过的公司那里取一页,并在调查结束后只报销他们的费用报告。

      

      编译后期报告

      让内部利益相关者及时了解您的计划的绩效是展示其价值的关键部分,分发展后报告是实现这一目标的最常见方式。关于如何格式化这些报告,有几种思想流派。一些展览经理提交详细的汤到坚果文件,其中包含全面的预算细目,展位内活动的描述以及任何媒体提及的摘要。其他人提供单页,项目符号列表的关键统计数据,例如,收集的总收入,预计的投资回报等。在编制与“Atlas Shrugged”相媲美的展后报告之前,为什么不向管理人员询问哪些信息最多?对他们很重要?这样做不仅可以节省大量时间,如果上级更喜欢截断的文档,还可以确保报告由目标受众阅读。


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      创建项目档案我发现为我的每个客户的贸易展创作个人档案非常有帮助,这些档案充满了我称之为“项目工件”的东西。许多展览经理的任务是同时规划多个展会,这些活动在12个月或更长时间内并不罕见。这个延长的时间表令人难以置信地记住以前展会中的小而重要的细节,例如特别有帮助的安装和拆除劳工工头的名称,让与会者惊叹的赠品供应商,或者变化无常的食品和饮料在某个场所的规定。所有这些细节都直接进入我的项目档案,所以我可以在计划同一事件的下一次迭代或在这个特定场地的不同展会时立即提起。

      如您所见,此处列出的展后项目都不需要过多的时间或人力。但是,在展会结束后的几天里,通过花费一点额外的努力,你和你的展会可能会在未来几个月 - 甚至几年 - 中获得红利。      

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