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确保您的出境货物准时到达下一个目的地

2019-01-16 16:17 来源:其他来源 字号:【

      作为一个唯一一个监督拆除和包装客户展览财产的人,我完全理解参展商在展会结束时的疲惫程度 - 以及你想要站起来或对待多么糟糕你自己和你的团队一起庆祝晚餐,干得好。但事实是,直到你的所有货物都装好并运往下一个目的地之前,工作才会完成。在此之前需要解决许多细节问题,并且在展览会展示世界的情况下,这意味着审查和/或完成多个表格和文件。

      当您忙于拆解并展望您的下一次参展活动时,很容易忽视或匆匆通过展示结束的文书工作。特别是在一个贸易展览会上,我需要将一个展览的各个部分运送到11个不同的目的地。如果没有适当的规划,保持我的团队和有组织的出境箱子和托盘的迷宫就像试图让鸭子走直线一样。值得庆幸的是,我们所有的文书工作都在拆除工作人员站在展位前很久。因此,为了帮助您顺利地关闭下一个节目,这里是您需要熟悉的文档的入门知识,以及我的建议,以确保您的运费达到其需要的时间和预算。

确保您的出境货物准时到达下一个目的地.jpg

      出境时间表出站时间表,即当您的空箱子将被带到您的展品以便拆除以及您的承运人应该到达编组站时的文件概述,取决于许多因素,例如您的展位的展厅是什么in,您在该大厅内的位置,优先级点,以及展会管理层与场地的合同安排。通常在展示套件的运输或“快速事实”部分中找到,应尽早审核出站时间表并与您的运营商共享。

      ➤注意您的承运人必须到达编组站的时间,这通常在您的拆卸需要完成之前。例如,您可能会在展会结束后的中午之前确保您的货物已准备好提货,但展会管理层可能要求所有运营商在不迟于上午9点办理登机手续并接收其装卸码头的分配。

      ➤不是向我的运营商发送快速电子邮件,让其知道驱动程序何时应该在现场,我更愿意发送整个出站时间表的PDF。这可以抵消任何拼写错误的风险,并让我的运营商全面了解迁出过程。

      ➤请记住,如果司机在指定时间到达并且您的货物尚未准备好上路,一些承运人会给您一个等待时间费用。如果出站时间表为您提供了更长的取件窗口,例如,您的承运人选择在展会结束后的早晨到达同一晚上的晚上,我建议您尽可能多的时间准备您的货件。

      ➤来自一般服务承包商(GSC)或节目管理人员的代表可能会在展位结束时在您的展位中留下通知,其中列出了原始出站时间表的更改,例如当您的空箱子预计将返回您的展位或用于拆除展品的截断时间框架。密切关注本文档中的详细信息,以确保您的拆除团队和承运商能够准确,准确地了解拆卸和出货流程。

      送货清单

      这些文件可以由展览馆或内部团队成员准备,列出展会的组件,每件商品的数量以及包装的包装箱或托盘。根据展览的性质,展位内的活动和运输要求,为您的出境运费准备单独的清单可能会有所帮助。

      ➤参展商需要将货物从一个展位运送到多个目的地,例如,一个托盘设备到另一个展览,两个赠品到公司办公室,以及一箱图形到存储设施,这种情况并不少见。在这种情况下,充分的展前规划至关重要。在我到达现场之前,我喜欢创建电子表格或图片密集的PDF文档,以识别发往每个目的地的组件。例如,如果我有很多图形需要直接从展览场地发送到另一个场地,我通常会为下一场节目打印一张PDF,其中包含一页。此PDF有效地用作清单,并使用所选图形直接打包在包装箱内。

      ➤出站清单对于更新展览清单也很有用。例如,我有一个客户在演出期间使用了很多牙签和开胃餐巾。在出境清单中,我会注意到货物中有三盒牙签,低于原来的12.我还想把我的出境舱单通过电子邮件发送给我的客户,让他们了解他们目前的参展水平耗材。

      ➤无论是为外汇运费创建新清单还是重复使用入库单据,我建议将这些表格粘贴到您的出货货物内部,以便随后打开包裹的人知道放在哪里。

      出境运输标签

      在展会结束时,出货标签应清楚地放在所有货物上。一些GSC允许参展商通过展示服务门户在线订购他们的运输标签。然后,GSC处理打印过程,并在您的物料处理协议(MHA)中包含标签。其他GSC在参展商服务台附近提供一个售货亭,您可以自己打印标签。就个人而言,我更喜欢在演出之前打印自己的标签,因为我喜欢将它们制成超大尺寸,并采用大尺寸和明亮的颜色。 GSC提供的标签往往很小并使用小字体,根据我的经验,任何有助于区分运费的东西只会提高它到达所需位置的机会。

      ➤我建议在您的板条箱外面粘贴永久性透明塑料套管(也称作业口袋),以便容纳较大的自行打印运输标签,以帮助您避免从旧的粘性标签上去除粘性残留物。

      ➤始终仔细检查是否已从托盘,板条箱和箱子中移除任何旧的运输标签,以绕过物料处理炼狱中的货物。

      ➤将运输标签放在货物的多个面上将确保无论货物如何托运和/或装载,都可以看到基本信息。

      不要让常见的新手错误就是将签署的物料搬运协议留在即将空置的展位。

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      物料搬运协议

      MHA是一份文件,允许GSC允许您将货物从展位移动到装货码头,并将其运送到您指定的承运商或展会的首选承运商。您的运费到货后,必须在展会结束时将此重要文件交给参展商服务台。 (如果您要将货物运送到多个地点,则必须为每个目的地填写MHA。)然后,您将收到GSC签署的签名副本,确认其已收到。

      ➤不要让新手错误地将已签名的MHA留在即将成为空的展位。随身携带此副本,或从我的剧本中取一页,如果您不在时出现并发症,请将照片通过电子邮件发送给您的同事。

      ➤检查并仔细检查货件中的件数是否与MHA上列出的件数相匹配。如果您在展会现场还有未计入的部分,GSC将不会将这些包裹发放给运输公司。

      ➤确保您的拆除团队和承运人与公司名称在同一页面上,因为差异可能导致GSC不会解除您的运费。当我的拆机人员将我公司的名字放在MHA上时,我就会发生这种情况,但承运人的文件只列出了我们客户的名字。值得庆幸的是,一位同事在现场,能够理清情况;否则,承运人将使用空拖车离开场地。

      提单

      在节目结束时,需要很多“许可”才能在各方之间传递展览资产。作为参展商,您需要授权GSC通过MHA将您的展览物业发放给您的承运商。此外,承运人需要获得此运费的许可,这需要另一个称为提单(BOL)的文件。

      许多人混淆了BOL和MHAs,包括参展商服务台的代表。基本上,MHA是参展商和GSC之间的协议,而BOL是GSC和承运商之间的协议。参展商不需要完成BOL  - 您的承运商会在它下降并提取您的货物时提供一个BOL  - 但仍有我要点缀并且T要交叉。

      ➤与MHA一样,BOL上的公司名称必须与运输标签上的名称相匹配。

      ➤为避免在装货台上出现混淆和最后一刻的问题,请在定义货件中的零件时要求您的承运人具体说明。例如,如果您的机器有垫包裹并需要特别小心,请将其传达给您的运营商。当指示带有拉伸包装的托盘数量时,请包括包装的颜色。

      关闭一个节目是一项责任,不幸的是,当我们大多数人没有准确地射击所有气瓶时,需要这样做。但是你事先做的计划越多,你下一次演出的时间就越快 - 或者去睡觉。

      

        相关展会介绍:

        墨西哥瓜达拉哈拉国际食品及饮料展览会

        俄罗斯莫斯科国际食品展览会

        意大利米兰国际食品展览会


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