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贸易指南:现场贸易展览服务实用指南

2020-08-10 11:47 来源:展会信息网 字号:【

现场贸易展览服务

  • 现场劳动的基础

  • 现场电气/互联网的基础

  • 现场视听租赁的基础

  • 现场客房清洁服务的基础

  • 现场展览安全服务的基础

  • 现场货运的基础

现场表演服务包括表演现场提供的所有服务。分包商通常为展会管理提供这些服务。

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现场人工

与工会或非工会劳工公司签订展览管理合同,以提供展览现场的安装和拆卸服务(I&D)。指定的劳工公司也可以提供装饰(管道和悬垂物,过道地毯和登记柜台)。他们还负责确保按时完成安装并在事件发生后清除设施。

使用现场人工很方便,但不是强制性的。参展商可以与任何一家劳工公司签约,只要该劳工公司遵守当地的规章制度以及展会政策和程序。现场劳动承包商在现场设有服务台,其劳动形式也方便地包含在展览形式中。如果您在展厅需要更多的劳动力,可以轻松提出要求。大多数参展商都使用展览劳力,因为它很方便。那些不使用现场劳力的人通常与另一家劳力公司有工作关系。

在工会监管的展览现场,工会定义了您在搭建和拆除过程中可以做的事情。通常,只有少数劳工与一位公司代表的比例。您可以处理所有产品。劳动人员负责处理显示部件,电动工具和梯子。但是,如果您表现出诚意,大多数工作人员都非常灵活。

计划非常非常重要。请记住,在安排搭建人员到您的展位之前,要安排地板和电气的时间。同样,在展会结束时,请计划延迟将板条箱交付到展位的时间。有很多板条箱要交付,并且始终需要时间来协调交付。


现场电气设备/互联网

展会承包商还提供电气设备和互联网服务。只有获得许可的电工才能设置和拆除展览中的电线和连接。从最真实的意义上讲,这包括拧入灯泡,但大多数参展商都将其表示为布线和电路。电工检查电线接地和断路器负载,并寻找裸露或不安全的黑客接线和连接。电力是展厅的主要威胁。大功率无处不在。当您考虑将所有木材,地毯和塑料集中在展厅中时,火灾是真正的危险。


电气设备要求

您的展会资料夹包括用于订购电气服务的表格。您以瓦特和安培为单位订购电量。您可以使用展位的平面图指定出口位置。大多数人不熟悉如何加总他们的电力需求。您的展位可能包括各种照明设备,一台产生铅的机器和一些计算机工作站。

插座与固定装置和电子设备之间的布线是最大的障碍。在美国的展品中,需要3芯接地的电源线,这样可以转换成更大的电线。您必须确定如何隐藏这些较大的导线。建筑物将布线隐藏在地板下,屋顶和墙壁下。展览并不总是有这种选择。它们将电线隐藏在地板下方或地毯垫下,或者从天花板上方的天花板上掉电。

如果您的展位对电气有很多要求,请考虑在订购时发送的电气平面布置图中添加项目清单。更好的是,指出在平面图上哪些地方需要电气设备。电工非常擅长阅读和推断电气信息。他们经常发现错误并即时进行调整,从而节省了您在展览设置期间的时间和麻烦。

如有疑问,请致电展会管理。这些是展会管理的常规问题。


搭建展位空间并参展

您有两个选择。电源可以在地板下面运行,也可以从天花板掉下来。如果选择地板,则需要地板隐藏布线。地毯垫可以很好地做到这一点,在1/2地毯垫之上的毛绒地毯可以更好地隐藏电线。其他地板(例如木材和地砖)需要在材料底面布线的通道以用于布线。尽可能要求电工使用扁线,而不要使用圆线。

当展位配置和功率负载有意义时,公司会使用天花板下降。天花板下降比在地板上铺设电线更昂贵。如果您正在考虑天花板下降,请致电展会管理人员,以讨论您展位上的天花板配置。还讨论地板插座的选项。表演管理可以帮助您确定最适合您的。

当您选择要购买的展品时,请确保您了解并熟悉如何在展位上进行接线。同样重要的是,请确保您在预期的电气设备上进行交流,包括所有照明设备。在设计阶段要主动进行电线管理,并与您的展览顾问进行讨论。


添加互联网访问

在每个行业的展厅中,互联网访问已变得司空见惯。如果要在展位中在线访问,则需要像订购电气一样进行订购。您无需计算功率,但可能需要包括一个平面图,以指示要将连接器放置在何处。包括酒店在内的大多数展厅都安装了对设施的高速无线访问,从而使Internet访问变得更加容易。


现场视听(A / V)租赁

您可以从展会A / V承包商那里租借计算机,LCD屏幕,投影仪等等。它可能很昂贵,但不比购买设备贵。而且,消除了货运损坏的风险。

您的展会联编程序将具有来自展会A / V承包商的A / V表格。如果事先要求设备,通常会有折扣。


现场客房清洁服务

为了使您的展览在整个展览中保持美观,有两种选择。您可以安排在展会期间通过现场服务清洁展品,或者可以带上吸尘器和清洁用品并自己执行任务。现场客房服务公司与展览装饰商签约,以向参展商提供服务。您的表演联编程序应具有订购此服务的表格。清洁通常包括吸尘地毯和清空垃圾。清洁窗户和层压板表面的指纹仍由参展商负责。

在设置过程中,考虑将塑料放在地毯上。它并不便宜,但是可以有效防止溢出,垃圾和叉车轮胎痕迹。展会开始前,您将立即移除塑料。


清洁技巧

如果您有任何类型的毛绒地毯,尤其是颜色非常浅或非常暗的地毯,则每天清洁工作间是个好主意。如果您的地毯是新地毯,则应计划在前几次使用时进行大范围的起毛。无论您使用清洁服务还是自己清洁展位,一个好主意都是在展位中随身携带一个清洁工具包。


以下是清洁工具包中包含的物品的列表。

清洁套件内容:

  • 玻璃清洁剂

  • 层压抛光

  • 纸巾

  • 剪刀

  • 刀,剃刀或盒刀

  • 魔术贴

  • 平头和十字头多功能螺丝刀

  • 指甲油去除剂(作用类似于清漆稀释剂,用于去除胶粘剂)

  • 透明包装胶带

  • 地毯胶带(以防万一)

  • 胶带

  • 现场展览安全服务


展览馆可以吸引盗窃和间谍活动。如果您想防止上述任何一种情况,表演承办商可以协助您保护展区。现场安全提供商可以在您指定的时间在您的展位中派遣安全人员。您可以使用展会资料夹中包含的表格订购安全服务。

劳动,参加人员或雇员可能会发生盗窃。由于展会以赠送免费物品(激励措施)而闻名,因此有些人只是简单地将邀请发送了半步。当盗窃涉及促销奖励时,这是很麻烦的,但是如果它是产品或原型,如果消失了,参与者会错过,这可能是灾难性的。

将激励措施存放在可上锁的储物柜中。如果您没有空位,那么下一个最好的地方是摊位后面或现场外的任何地方。

等到展览开始之前,列出您的激励措施。在展览开幕前,许多来自其他展览的工作人员四处寻觅过道,以收集奖励。将激励措施或任何贵重产品或电子设备装在无明显标志的盒子中。考虑在每次打开后重新密封它们,特别是如果它们不在锁和钥匙之下。

间谍活动可能是企业对企业展览营销的双刃剑。当每个人都在努力通过突破和创新来打动与会者时,他们冒着向直接竞争对手提供专有技术的风险。毫无疑问,竞争对手愿意以牺牲竞争对手为代价来实现飞跃。有许多保护专有信息的技巧。考虑在展会时间前后每天在展位张贴保安人员。这些安全人员的到来将阻止流浪者进入市场。


现场货运服务

现场货运是指由展会管理方转包的货运公司,提供进出货运服务。像所有表演服务一样,现场货运具有便利的优势。现场货运公司在展会上设有服务台。他们将最熟悉展会和设施的接收和发送方面。如果您使用其他运输公司,并且您的公司未在展览会后出现来接您的货物,则您的货物将由现场运输公司“强制运输”,费用由您承担。

大多数主要承运商都熟悉运输展览会的工作,以及卡车排队在展览设施码头卸货时发生的一般编组过程。无论您使用什么方式,都需要提供明确的说明,以确保在展会设施处收到您的货运并交付到您的展位。

运费根据尺寸和实际重量定价,具体取决于服务。对于展品运输的地面货物,板条箱中的物品很少超过尺寸重量公式。但是,对于展览品空运,其尺寸和重量都有限制。实际重量很容易超过尺寸重量,就像运送重量较轻的大箱子可能产生额外的超额费用一样。货运公司被设置为根据货物的大小和重量,您的邮政编码和最终目的地的邮政编码提供即时报价。这些公司根据公司的年度发货量提供标准费率的大幅折扣。


货运保险

无论您以何种方式运送展览品,都需要为其零售价全额保险。每100磅货运的保险费通常为0.1美分。没有保险,如果您的展位丢失或损坏,承运人的标准保护约为每磅0.50。因此,请考虑您的10万美元展品在运输途中丢失了。如果它重3000磅,并分三箱装运,则只需要支付1500美元。或者,如果您支付了$ 30的保险,则将退还全部$ 100K的价值证明,例如发票。不要冒险。在许多贸易展览会上,您很有可能会遇到某种货运损失或损坏。


有关贸易展览或活动营销的更多信息,请致电或联系我们。我们欢迎有机会为您的下一场展会提供帮助。


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